Kontrola KAS w firmie: jak się przygotować i czego nie robić?

Kontrola KAS w firmie to sytuacja, która dla wielu przedsiębiorców oznacza duży stres. Szczególnie wtedy, gdy kontrola dotyczy VAT, CIT, transakcji z kontrahentami, faktur, rozliczeń gotówkowych, podatków pracowniczych albo podejrzenia udziału w nieprawidłowościach podatkowych. Przedsiębiorca często dowiaduje się o kontroli w momencie doręczenia upoważnienia albo wtedy, gdy kontrolujący pojawiają się w siedzibie firmy.

Najważniejsze jest, aby nie działać chaotycznie. Kontrola celno-skarbowa nie oznacza automatycznie, że przedsiębiorca popełnił przestępstwo albo że spółka działała nieprawidłowo. Oznacza jednak, że firma musi szybko zabezpieczyć dokumenty, ustalić zakres kontroli i przygotować spójną strategię działania.

W praktyce największe problemy powstają nie tylko przez same nieprawidłowości, ale przez brak dokumentów, sprzeczne wyjaśnienia, nieuporządkowaną księgowość albo lekceważenie pism organu.

Najważniejsze informacje w skrócie

Kontrola celno-skarbowa jest prowadzona przez organy Krajowej Administracji Skarbowej i może dotyczyć m.in. przestrzegania przepisów podatkowych, celnych, akcyzowych oraz innych obszarów wskazanych w ustawie o KAS. Ustawa przewiduje, że wszczęcie kontroli celno-skarbowej następuje z urzędu, na podstawie upoważnienia do jej przeprowadzenia. 

Kontrolujący mogą żądać udostępnienia akt, ewidencji, ksiąg i dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, a także pobierać dane w postaci elektronicznej. Ustawa o KAS nakłada również na osoby upoważnione do reprezentowania lub prowadzenia spraw kontrolowanego obowiązek udzielania wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli. 

Jeżeli w toku kontroli zostaną stwierdzone nieprawidłowości, sprawa może prowadzić do korekt, decyzji podatkowej, postępowania podatkowego, odpowiedzialności karnej skarbowej, a w poważniejszych przypadkach również do postępowania karnego.

Czym jest kontrola KAS?

W praktyce przedsiębiorcy najczęściej mówią „kontrola KAS”, mając na myśli kontrolę celno-skarbową. To szczególny rodzaj kontroli prowadzony przez naczelników urzędów celno-skarbowych. Może być bardziej dynamiczna i dolegliwa niż klasyczna kontrola podatkowa.

Kontrola KAS może dotyczyć między innymi:

• prawidłowości rozliczeń VAT, 
• rozliczeń CIT, 
• rozliczeń PIT jako płatnika, 
• podatku akcyzowego, 
• faktur zakupowych i sprzedażowych, 
• transakcji z kontrahentami, 
• JPK, 
• ksiąg rachunkowych, 
• obrotu gotówkowego, 
• transakcji międzynarodowych, 
• rozliczeń wewnątrz grupy kapitałowej, 
• podejrzenia wyłudzeń podatkowych, 
• nieprawidłowości w dokumentach księgowych. 

W firmach transportowych, handlowych, budowlanych czy produkcyjnych kontrola często skupia się na fakturach, przepływach pieniężnych, kontrahentach, kosztach, gotówce, dokumentach przewozowych, usługach faktycznie wykonanych i tym, czy deklaracje podatkowe odpowiadały rzeczywistym zdarzeniom gospodarczym.

Co zrobić po otrzymaniu informacji o kontroli?

Pierwszym krokiem powinno być spokojne ustalenie, czego dokładnie dotyczy kontrola. Trzeba sprawdzić:

• jaki organ prowadzi kontrolę, 
• jaki jest zakres kontroli, 
• jakiego okresu dotyczy kontrola, 
• jakie podatki lub rozliczenia są badane, 
• kto jest wskazany jako osoba kontrolowana, 
• jakie dokumenty mają zostać przedstawione, 
• czy organ żąda dokumentów papierowych, elektronicznych, JPK, e-maili albo innych danych. 

Nie warto odpowiadać „z pamięci”. W sprawach podatkowych i karnych skarbowych jedno nieprecyzyjne wyjaśnienie może później stworzyć problem. Lepiej najpierw zebrać dokumenty, odtworzyć chronologię i dopiero wtedy udzielać wyjaśnień.

Jakie dokumenty przygotować do kontroli KAS?

Zakres dokumentów zależy od tematu kontroli, ale w większości spraw warto przygotować:

• deklaracje VAT, CIT, PIT, 
• pliki JPK, 
• księgi rachunkowe, 
• zestawienia obrotów i sald, 
• bilanse i rachunki zysków i strat, 
• faktury sprzedażowe, 
• faktury kosztowe, 
• umowy z kontrahentami, 
• potwierdzenia wykonania usług, 
• dokumenty transportowe, magazynowe lub odbiorowe, 
• potwierdzenia przelewów, 
• wyciągi bankowe, 
• raporty kasowe, 
• rozliczenia pracowników, 
• listy płac, 
• dokumenty ZUS, 
• korespondencję z kontrahentami, 
• korespondencję z księgowością, 
• korekty deklaracji, 
• notatki wyjaśniające nietypowe transakcje. 

Jeżeli w firmie występowały nieprawidłowości księgowe, trzeba przygotować osobne zestawienie: co było zaksięgowane, jak powinno być zaksięgowane, z czego wynikał błąd i jakie dokumenty potwierdzają rzeczywisty przebieg operacji.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców podczas kontroli

Największym błędem jest panika i chaotyczne tłumaczenie sprawy bez dokumentów. Drugim błędem jest całkowite ignorowanie kontroli. Trzecim — przerzucanie winy na księgowość bez pokazania korespondencji, zakresu usług i dokumentów przekazywanych do biura.

W praktyce przedsiębiorcy popełniają też inne błędy:

• składają wyjaśnienia bez znajomości akt i dokumentów, 
• przekazują niepełne zestawienia, 
• nie zabezpieczają maili i komunikatorów, 
• nie wiedzą, kto w firmie odpowiadał za dany obszar, 
• nie potrafią wyjaśnić przepływów gotówkowych, 
• nie odróżniają błędu księgowego od rzeczywistego zdarzenia gospodarczego, 
• podpisują korekty bez zrozumienia skutków, 
• nie analizują ryzyka KKS, 
• nie korzystają z pomocy prawnika przed pierwszymi wyjaśnieniami. 

Kontrola KAS a odpowiedzialność karna skarbowa

Kontrola KAS może zakończyć się bez stwierdzenia nieprawidłowości. Może też prowadzić do korekty deklaracji, decyzji podatkowej albo postępowania podatkowego. Ustawa o KAS przewiduje, że w określonych przypadkach zakończona kontrola celno-skarbowa może przekształcić się w postępowanie podatkowe, jeżeli kontrolowany nie złoży korekty deklaracji albo organ jej nie uwzględni. 

W poważniejszych przypadkach organ może analizować również odpowiedzialność karną skarbową. Może chodzić między innymi o:

• nierzetelne deklaracje, 
• nierzetelne księgi, 
• brak ujawnienia przychodu, 
• niewpłacenie podatku w terminie, 
• posługiwanie się nierzetelnymi fakturami, 
• niewpłacenie podatku pobranego jako płatnik. 

W sprawach KKS szczególne znaczenie ma to, kto faktycznie zajmował się sprawami finansowymi firmy. Kodeks karny skarbowy przewiduje, że jak sprawca może odpowiadać także osoba, która na podstawie umowy albo faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, zwłaszcza finansowymi, danego podmiotu. 

Jak przygotować firmę do kontroli?

Najlepiej zacząć od wewnętrznego audytu dokumentów.

Warto przygotować:

1. oś czasu zdarzeń — najważniejsze transakcje, płatności, korekty, kontakty z organem; 
2. mapę odpowiedzialności — kto odpowiadał za księgowość, płatności, faktury, obieg dokumentów; 
3. zestawienie dokumentów — co jest kompletne, czego brakuje, co wymaga odtworzenia; 
4. listę ryzyk — które transakcje mogą być pytane przez organ; 
5. wyjaśnienie gospodarcze — po co była dana transakcja, kto ją wykonał, gdzie są dowody; 
6. kontakt z księgowością — aby księgowa była przygotowana i mówiła językiem dokumentów, a nie przypuszczeń. 

Jeżeli firma korzystała z biura rachunkowego, trzeba zabezpieczyć umowę z biurem, korespondencję i dowody przekazywania dokumentów. Samo zdanie „to robiła księgowa” zwykle nie wystarczy. Trzeba pokazać, jaki był zakres zlecenia, jakie dokumenty przekazywano i czy przedsiębiorca miał podstawy ufać księgowości.

Przykład praktyczny

Spółka transportowa otrzymuje informację o kontroli dotyczącej VAT, kosztów i rozliczeń gotówkowych. Firma przez dłuższy czas prowadziła realną działalność: wykonywała przewozy, miała kierowców, leasingi, paliwo, faktury sprzedażowe i duże miesięczne wpływy. Po czasie okazuje się jednak, że część diet, zaliczek dla kierowców i wydatków operacyjnych była błędnie ujmowana w księgach.

W takiej sytuacji najgorszą strategią jest ogólne tłumaczenie, że „wszystko było dobrze”. Lepszym rozwiązaniem jest przygotowanie tabeli pokazującej:

• kiedy wypłacono środki, 
• komu je przekazano, 
• na jaką trasę, 
• jaki był cel wydatku, 
• jak zostało to zaksięgowane, 
• jak powinno zostać poprawione, 
• jakie dokumenty potwierdzają rzeczywisty przebieg operacji. 

To pozwala przesunąć sprawę z narracji „ukrywanie środków” na realny problem: błędne lub niepełne księgowanie rzeczywistych wydatków operacyjnych.

Jak kancelaria może pomóc?

Kancelaria może pomóc w szczególności przez:

• analizę zawiadomienia o kontroli, 
• ustalenie zakresu kontroli, 
• przygotowanie przedsiębiorcy do kontaktu z KAS, 
• uporządkowanie dokumentów, 
• przygotowanie wyjaśnień, 
• ocenę ryzyka KKS, 
• współpracę z księgową lub doradcą podatkowym, 
• przygotowanie strategii korekt, 
• reprezentację w postępowaniu podatkowym lub karnym skarbowym, 
• ochronę członków zarządu przed pochopnymi wyjaśnieniami. 

FAQ

Czy kontrola KAS oznacza, że firma popełniła przestępstwo?

Nie. Kontrola jest czynnością organu i sama w sobie nie przesądza o winie ani o popełnieniu przestępstwa.

Czy trzeba od razu przekazać wszystkie dokumenty?

Trzeba współpracować z organem w granicach prawa, ale dokumenty powinny być przekazywane w sposób uporządkowany. Warto wiedzieć, czego dokładnie żąda organ i jakiego okresu dotyczy kontrola.

Czy można skorygować deklarację po kontroli?

W określonych przypadkach korekta może mieć znaczenie, ale trzeba ocenić etap sprawy, zakres nieprawidłowości i skutki podatkowe oraz karne skarbowe.

Czy księgowa może odpowiadać za błędy?

Może mieć znaczenie w sprawie, zwłaszcza jeżeli prowadziła księgi i przygotowywała deklaracje. Nie zwalnia to jednak automatycznie zarządu z obowiązku uporządkowania dokumentów i wyjaśnienia sprawy.

Podsumowanie

Kontrola KAS w firmie wymaga szybkiej, spokojnej i uporządkowanej reakcji. Najważniejsze jest ustalenie zakresu kontroli, zabezpieczenie dokumentów, przygotowanie wyjaśnień i ocena ryzyka odpowiedzialności karnej skarbowej.

Jeżeli Twoja firma otrzymała zawiadomienie o kontroli KAS albo organ żąda dokumentów księgowych, skontaktuj się z kancelarią. Pomożemy przygotować strategię działania, uporządkować dokumenty i ograniczyć ryzyko dla zarządu.